Если в любой момент у вас в голове словно открыто около сотни вкладок, вы не одиноки. Когда на первый план выходят крупные дела, мелкие задачи легко отодвинуть и отправить в стопку „разберусь с этим потом“ — точнее, в целую гору. Но со временем такие мелочи накапливаются, создают в голове лишний шум и заставляют чувствовать себя перегруженным.
Здесь и пригодится „правило пяти минут“ — метод повышения продуктивности, который помогает быстро расправляться со всеми этими небольшими задачами. Почему этот подход работает и что стоит учитывать, прежде чем взять его на вооружение, изданию Real Simple рассказала коуч по тайм-менеджменту, продуктивности и лидерству Алексис Хазелбергер.
Что такое „правило пяти минут“?
Это метод повышения продуктивности, согласно которому задачу, на выполнение которой, скорее всего, потребуется не больше пяти минут, лучше сделать сразу, а не добавлять в список дел. Если вы не уверены, уложитесь ли в пять минут, можно поставить таймер. Когда пять минут истекут, разрешите себе остановиться.
Разные версии этого правила были популярны и раньше. Дэвид Аллен, создатель метода Getting Things Done, сформулировал „правило двух минут“: если задачу можно выполнить за две минуты или меньше, ее следует сделать немедленно.
Бывший генеральный директор Instagram Кевин Систром тоже придерживается „правила пяти минут“. В 2017 году он поделился своим любимым лайфхаком с изданием Axios: „Если вам не хочется что-то делать, договоритесь с собой, что позанимаетесь этим хотя бы пять минут. Через пять минут вы, скорее всего, уже сделаете все целиком“.
Как „правило пяти минут“ помогает повысить продуктивность
Для хронических прокрастинаторов этот метод помогает справиться с самой трудной частью любой задачи — начать.
Он также позволяет избавиться от множества мелких дел, которые перегружают не только список задач, но и голову.
„Правило пяти минут полезно по многим причинам, но прежде всего потому, что оно уменьшает то, что я называю „раздуванием списка задач“, — объясняет Хазелбергер. — Когда человек старается ничего не забыть, его список постепенно заполняется множеством мелких задач, которые почти никогда не относятся к действительно важным. В результате люди тратят больше времени на то, чтобы снова и снова переносить их на завтра, чем потребовалось бы на то, чтобы просто выполнить их и покончить с ними“.
Привычка сразу выполнять небольшие задачи делает основной список дел короче и более выполнимым, а это действительно может помочь закончить больше дел.
Хазелбергер говорит, что если вы из тех, кто предпочитает список уже выполненных дел обычному списку задач, то „правило пяти минут“ помогает поддерживать положительный импульс, поскольку новые выполненные пункты появляются в нем практически сразу.
„По сути, этот метод позволяет держать систему управления задачами под контролем, — говорит она. — Если дело занимает меньше пяти минут, нет смысла заносить его в вашу систему и нет смысла потом снова о нем думать. На столе появился документ — положите его в нужную папку или отсканируйте. Увидели беспорядок на полу — уберите. Получили приглашение — ответьте. Просто сделайте это сейчас, поставьте галочку и больше не тратьте на это ни секунды“.
Где этот метод может не сработать
До того как запускать таймер, Хазелбергер советует учитывать два важных ограничения этого правила.
Первое заключается в том, что некоторые крупные задачи могут маскироваться под небольшие дела, которые якобы можно выполнить за пять минут. В таком случае она советует прекратить работу через пять минут и добавить задачу в основной список.
„Если вы начали что-то делать и поначалу казалось, что это займет пять минут, но потом выяснилось, что потребуется гораздо больше времени или что сначала нужно выполнить какие-то другие действия, не тратьте на это больше времени, внесите задачу в список и вернитесь к тому, что уже определили как приоритет“, — говорит Хазелбергер.
Второе ограничение: мелкие задачи не должны прерывать более важную работу и отвлекать от нее. „Правило пяти минут не означает, что вы должны позволять таким делам постоянно отвлекать и прерывать вас, — говорит она. — Просто запишите их в заметки, а потом выполните в конце рабочего блока, перед обедом или в конце дня“.
